Dzięki integracji jaka jest dostępna dla wszystkich użytkowników systemu Bizin można w bardzo prosty sposób wysyłać ustrukturyzowane dokumenty do repozytorium Krajowego Systemu e-Faktur - KSeF. Mnogość możliwości jakie daje nasz system jest nie do przecenienia podczas codziennej pracy. Nasz integrator pozwala nie tylko na wysyłanie ale również odbieranie dokumentów ustrukturyzowanych, które są wystawiane dla naszej firmy przez kontrahentów. Daje to możliwości szybkiego wprowadzania towarów na magazyn lub do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej bez konieczności żmudnego przepisywania dokumentów.
Opisane w tym artykule kroki powinny być poprzedzone zdobyciem TOKENA na stronach Ministerstwa Finansów. Poniżej umieszczamy linki do szczegółowych opisów.
Jak już posiadasz swój TOKEN i jest on poprawnie wgrany do systemu Bizin możesz zacząć konfigurację i korzystanie z integratora KSeF.
Jeśli wgrywanie TOKENA przebiegło poprawnie w górnej prawej części aplikacji zaraz obok twojego imienia powinien pojawić się symbol KSeF. Jego kolor może się zmienić w zależności od stanu w jakim aktualnie jest integrator.
Białe tło jest gdy nie mamy otwartej sesji z KSeF a zielone tło informuje o aktywnej sesji. Jest to miejsce dostępne zawsze podczas korzystania z aplikacji dzięki temu mamy swobodny i ciągły dostęp do możliwości wywołania integratora.
Po kliknięciu w opisany powyżej przycisk powinien pojawić się nam widok: "Praca z systemem KSeF" w którym przechodzimy do zakładki: "Ustawienia".
Dostępnych jest w tym miejscu szereg opcji, które zostaną omówione poniżej.
Włącz obsługę Krajowego Systemu e-Faktur - jest to główny włącznik integracji dla aktualnie zalogowanej firmy
Po zalogowaniu w Bizin automatycznie loguj do KSeF - włączenie tej opcji spowoduje zalogowanie (utworzenie sesji) w KSeF bezpośrednio po zalogowaniu użytkownika do konta firmy
Jeden token dla wszystkich użytkowników - jeśli to pole jest zaznaczone wszyscy użytkownicy przypisani do podmiotu i mający uprawnienie do wystawiania dokumentów będą korzystali z tokena użytkownika z najwyższym uprawnieniem w firmie. UWAGA!
W przypadku dokumentów wystawionych przez: API, integracje (np. Allegro, Baselinker itd.), automaty fakturujące itp. bez względu na ustawienie tego parametru, zawsze będzie wykorzystany token użytkownika z najwyższym uprawnieniem w firmie.
Data, od której prezentowane są dokumenty w kolejce do wysłania - ponieważ w kolejce do wysłania standardowo nie powinny znajdować się żadne dokumenty widok może zostać ograniczony do dokumentów przesłanych po dacie z tego pola. Umożliwi to szybkie wychwycenie dokumentów, które nie zostały z różnych przyczyn przesłane do systemu KSeF.
Metoda wysyłki dokumentów do KSeF po zakończeniu ich dodawania - w tym polu dostępne są trzy opcje do wyboru:
Opóźnienie wysyłki do KSeF - w tym polu dostępne są dwie opcje:
UWAGA: Dokument wysłany do KSeF nie może zostać wycofany. Przesłanie jest bezpowrotnie ewidencjonowane w KSeF. Jedyną możliwością na wycofanie jest wystawienie dokumentu korygującego do zera sprzedaż. Z tego powodu zalecamy wybranie opcji odroczenia wysyłki o pięć minut co daje szansę na wycofanie dokumentu przed jego przesłaniem.
Wysyłaj dokumenty wystawione bez numeru NIP/VAT (osoby fizyczne) - jeśli ta opcja jest odznaczona to dokumenty wystawione bez numeru NIP / VAT, czyli takie w których odbiorcą jest osoba fizyczna nie będą automatycznie wysyłane do KSeF. Pomimo ustawienia wysyłki po zakończeniu dodawania. Ciągle jednak będą widoczne w integratorze w zakładce: "Kolejka do wysłania" i stamtąd mogą być ręcznie dodane do KSeF.
Z tego miejsca warto jeszcze omówić parametr: Bramka KSeF. Jest to pole, w którym możemy wybrać miejsce do którego będziemy przesyłali dokumenty. Do wyboru są dwie bramki:
https://www.podatki.gov.pl - jest to domyślny i jedyny prawidłowy wybór dla firm, które chcą przesyłać do KSeF prawidłowe dokumenty i otrzymywać ważne w świetle prawa numery KSeF. To do tej bramki powinny być przesyłane wszystkie dokumenty wystawiane przez przedsiębiorców.
https://ksef-test.mf.gov.pl - jest to bramka testowa, dzięki której przedsiębiorcy mogą poćwiczyć przesyłanie dokumentów i działanie systemu, integratora i mechanizmu KSeF. Należy jednak pamiętać, że tak przesłane dokumenty, pomimo że dostają numer KSeF i mają znamiona prawidłowo przesłanego dokumentu nie są nimi w świetle prawa.
W opisanym w poprzednim akapicie widoku uprawnień dostępny jest przycisk: "Edycja poświadczeń". Po jego kliknięciu użytkownik z uprawnieniami do zarządzania firmą może przejść do zarządzania poświadczeniami dla wszystkich użytkowników przypisanych do swojej firmy.
Kolejka jest jednym z ważniejszych elementów integratora w systemie Bizin. Umożliwia ona prezentacje dokumentów, które nie zostały przesłane lub zostały już przesłane ale jeszcze nie został odebrany dla nich numer przypisany przez KSeF. Tak jak wspomnieliśmy powyżej w normalnej sytuacji powinna ona być pusta lub co najwyżej powinien znajdować się w niej nie do końca przetworzony przez KSeF dokument, który po maksymalnie po kilku godzinach powinien zniknąć a co za tym idzie otrzymać prawidłowe potwierdzenie przesłania do systemu KSeF.
Poniżej przedstawiamy typowy widok kolejki z jednym nie wysłanym automatycznie dokumentem sprzedaży.
Po zaznaczeniu takiego dokumentu i kliknięciu w przycisk: "Wyślij do KSeF" dokument zostaje przekazany do wysyłki zgodnie z ustawionym opóźnieniem lub natychmiast. Jeśli jest opóźnienie takie zlecenie można wycofać klikając w ikonkę pojawiającą się zamiast pola zaznaczania. W ten sposób można wysyłać wiele dokumentów jednym kliknięciem. Poniżej widok z dokumentem zleconym do wysyłki.
Po poprawnym przekazaniu dokumentu do systemu KSeF integrator w Bizin otrzymuje numer zwany: "elementReferenceNumber", który jest potwierdzeniem poprawnego zakończenia etapu archiwizacji danych faktury w systemie KSeF. Takie dokumenty są wyróżniane w widoku rejestru sprzedaży zieloną ikoną tarczy. Wyjątek stanowią dokumenty wysłane do bramki testowej. W takim przypadku kolor tarczy jest pomarańczowy. Poniżej przedstawiamy przykładowy widok listy przesłanych dokumentów.
Po kliknięciu na tarczę dostajemy szczegółowe informacje techniczne na temat komunikacji i otrzymanych danych z KSeF.
W tym widoku możemy również klikając w przycisk: "Pokaż przesłany dokument" podejrzeć ustrukturyzowany dokument w formacie XML.
W wyjątkowych sytuacjach może się zdarzyć, że dokument z jakiś przyczyn zostanie odrzucony przez KSeF lub parser Bizin. Wtedy na liście dokumentów będzie widoczna tarcza w kolorze czerwonym. Oznacza to, że taki dokument nie został poprawnie dodany i zarchiwizowany w systemie KSeF. Poniżej widok takiego dokumentu.
Tradycyjnie, po kliknięciu w czerwoną tarczę dostaniemy szczegóły błędu z których możemy odczytać przyczynę odrzucenia dokumentu.
Integrator daje możliwość weryfikacji jakie dokumenty zostały przesłane do KSeF, poprzez pobieranie ich bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to możliwe w zakładce: "Sprzedaż"
Dokumenty odnalezione w Bizin dostają etykiety i zaznaczone są zieloną tarczą. Jeśli natomiast jakiś dokument nie zostanie odnaleziony w systemie Bizin to oznaczany jest on czerwoną ikoną zegarka. Lub jeśli czas od odebrania dokumentu przez KSeF jest większy od 2 godzin to po kliknięciu na taki dokument system może spróbować odnaleźć i przypisać odpowiedni numer KSeF.
Korzystam z programu od ponad rok i jestem bardzo zadowolony. Łatwa obsługa, dobrze działający interfejs. Polecam!
Bardzo intuicyjny oraz łatwy w obsłudze program. Rewelacyjna jest możliwość importowania dokumentów do biura rachunkowego.
Prosty, łatwy i przyjazny system z dostępem z każdego urządzenia (telefon, tablet, komputer). Nie martwię się o przechowywanie danych.
Wiele rozbudowanych funkcjonalności oraz dostęp z każdego miejsca i o każdej porze – super.
Profesjonalny system. Szczerze polecam.
System działa intuicyjnie i niezawodnie. Praca na nim to czysta przyjemność.
