Co to jest duplikat faktury i jak go księgować?

fot. pixaby.com/CC creative commons

Każdemu przedsiębiorcy może zdarzyć się sytuacja w której faktura zakupowa ulegnie zniszczeniu albo gdzieś zaginie. Co zrobić w takiej sytuacji i jak poprawnie zaksięgować taką fakturę?

Duplikat faktury 

Duplikat faktury służy zastąpieniu dokumentu, który uległ zniszczeniu lub zaginął. Informacje na nim zawarte muszą być identyczne z tymi, które znajdowały się na oryginalnej fakturze, poza dwoma różnicami. Pierwsza dotyczy daty – na duplikacie ujmuje się tę, w której został wystawiony, nie datę wystawienia utraconego oryginału. Druga różnica to fraza „Duplikat”, która powinna znaleźć się na dokumencie. Duplikat faktury może być wystawiony przez podatników lub osoby do tego upoważnione, a także przez nabywców towarów lub usług oraz administracyjne organy egzekucyjne i komorników sądowych.

Jak rozliczać VAT z duplikatu

Otrzymanie duplikatu faktury może wpływać na bieżący podatek VAT.  Czynny podatnik VAT ma możliwość odliczenia podatku VAT od zakupu towarów lub usług, które będą wykorzystywane w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę. Zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT w przypadku gdy przedsiębiorca nie odliczył podatku VAT w okresie otrzymania faktury, wówczas VAT może odliczyć w jednych z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.  Podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie wystawionej faktury, jak i jej duplikatu, który wystawiony jest w przypadku zniszczenia bądź zagubienia faktury pierwotnej.

Przyczyny wystawienia duplikatu faktury, mają duży wpływ na moment odliczenia podatku VAT oraz na prawidłowe ujęcie dokumentów w pliku JPK_VAT. Sposób postępowania zależy od tego, czy:

• nabywca otrzymał i dokonał odliczenia VAT z pierwotnej faktury, która następnie zaginęła bądź uległa zniszczeniu, wówczas duplikat faktury stanowi wyłącznie potwierdzenie prawa do odliczenia podatku oraz uzupełnia lukę w dokumentacji firmy
• nabywca otrzymał fakturę pierwotną, która nie została zaksięgowana, a następnie została utracona, wówczas odliczenia podatku VAT należy dokonać na podstawie duplikatu w momencie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy oraz kiedy odnotowano wpływ faktury pierwotnej lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. W tym przypadku w pliku JPK_VAT w polach: „data wystawienia dowodu zakupu” i „data wpływu dowodu zakupu” należy podać datę wystawienia i wpływu faktury pierwotnej
• jeżeli nabywca towaru lub usługi nie otrzymał faktury pierwotnej, to odliczenia podatku VAT należy dokonać na podstawie otrzymanego duplikatu, który w takiej sytuacji traktowany jest jak oryginał faktury. Duplikat faktury należy zaksięgować zgodnie z datą otrzymania dokumentu lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, natomiast w pliku JPK_VAT należy ująć dane z duplikatu faktury, tj. numer faktury i datę wystawienia tego duplikatu.

Podatek dochodowy

W przypadku podatku dochodowego znaczenie ma, czy duplikat został wystawiony z powodu zaginięcia faktury zanim dotarła ona do odbiorcy czy też zniszczenia jej już po zaksięgowaniu. Jeśli przedsiębiorca zaksięgował kwotę netto z oryginału faktury, który następnie uległ zniszczeniu, to nie ewidencjonuje już w żaden sposób otrzymanego duplikatu. Jak już wspomniano w przypadku podatku VAT, duplikat faktury będzie tu stanowił tylko „zastępstwo” za zniszczony oryginał faktury.

Natomiast w przypadku, kiedy otrzymany duplikat faktury jest pierwszym dokumentem należy na jego podstawie zaksięgować kwotę netto kosztu do podatku dochodowego. Nie jest to problematyczne w momencie, kiedy koszt dotyczy aktualnego roku podatkowego. W takiej sytuacji przedsiębiorca księguje koszt zgodnie z datą wystawienia duplikatu. Taki sposób ewidencjonowania nie wpłynie na podatek dochodowy, który jest liczony narastająco i rozliczany ostatecznie na zakończenie roku podatkowego. Jeśli jednak koszt dokumentowany duplikatem nie został zaksięgowany i dotyczy ubiegłego roku podatkowego, konieczne będzie cofnięcie się w księgach do odpowiedniego roku. Koszt powinien zostać zaksięgowany na podstawie duplikatu w ostatnim miesiącu roku podatkowego, którego dotyczy. Jeśli duplikat faktury został otrzymany już po złożeniu rocznej deklaracji za rok podatkowy, konieczne będzie przedstawienie w urzędzie korekty zeznania rocznego.