Co to jest lista płac i kto musi ją tworzyć?

Lista płac to dokument potwierdzający naliczanie wynagrodzenia osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Pojawia się pytanie czy lista płac musi być przechowywana wraz z innymi dowodami księgowymi? Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl.

Kiedy należy sporządzać listę płac

Pracodawca zatrudniający pracowników zobowiązany jest bez przepisy prawa pracy do wypłacenia im comiesięcznego wynagrodzenia za pracę. Lista płac jest powszechnym dokumentem księgowym jednakże nie istnieje obowiązek sporządzania go, ponieważ nie regulują tego żadne przepisy. 

Listy płac powinny być tworzone jedynie dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Zleceniobiorcom i wykonawcom wystawiane są natomiast rachunki, na podstawie których dokonuje się wypłat wynagrodzenia.

Jak sporządzić listę płac

Żeby pracodawca mógł naliczyć wynagrodzenia dla pracowników, musi mieć dane dotyczące czasu pracy w danym miesiącu, jak również wartości pensji czy innych dodatków. Lista płac sporządzana jest zatem na podstawie ewidencji czasu pracy i list obecności, aktualnej umowy o pracę oraz informacji o przyznaniu dodatkowych składników do wynagrodzenia.

Jakie elementy powinna zawierać lista płac

Do podstawowych elementów listy płac można zaliczyć:

• nazwę pracodawcy,
• oznaczenie lub nazwę listy płac,
• okres, którego dotyczy,
• datę sporządzenia listy płac,
• datę wypłaty wynagrodzeń,
• imiona i nazwiska pracowników,
• wszystkie składniki wynagrodzeń (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki do wynagrodzenia - premie, prowizje, inne naliczenia, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika i pracodawcę, koszty uzyskania przychodu, podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne – wyliczonej i odliczonej od podatku dochodowego, podstawę naliczania podatku dochodowego, kwotę wolną od podatku, naliczoną i należną zaliczkę na podatek, potrącenia - komornicze, alimentacyjne, z tytułu ubezpieczenia grupowego, wynagrodzenie netto do wypłaty)
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę płac,
• podpisy pracowników w przypadku wypłaty wynagrodzenia gotówką.

Lista płac nie ma standardowego schematu. Zawsze można dodać do niej inne składniki, które uwzględnia się przy wyliczaniu wynagrodzenia w zależności od potrzeb jednostki.