Faktura a rachunek uproszczony - najważniejsze informacje

fot. pixaby.com/CC creative commons

Każdy przedsiębiorca posiada obowiązek dokumentowania dokonanych czynności w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. W przepisach prawa podatkowego występują takie pojęcia jak faktura i rachunek uproszczony. W jakiej sytuacji przedsiębiorca musi wystawić fakturę, a kiedy rachunek uproszczony? Odpowiedź na to pytanie w dzisiejszym artykule Bizin.pl 

Co to jest faktura?

Faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Podmiot prowadzący działalność gospodarczą i jednocześnie będący czynnym podatnikiem VAT musi zawsze wystawić fakturę dla innego podatnika.

Podmiot który jest zwolniony z VAT nie ma obowiązku wystawienia faktury. Jeżeli jednak kontrahent zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę przedsiębiorca taką fakturę musi wystawić.
Termin, w jakim należy wystawić fakturę, jest uzależniony od momentu, w którym żądanie zgłosił nabywca towaru lub usługi.

Co to jest rachunek uproszczony?

Zgodnie z artykułem 87 Ordynacji podatkowej, jeżeli z innych przepisów nie wynika konieczność wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są zmuszeni wystawić na żądanie kupującego lub usługobiorcy rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Wynika z tego to, że przedsiębiorca ma prawo wystawić rachunek uproszczony, gdy z innej ustawy nie wynika obowiązek wystawienia faktury. 

Przedsiębiorca zwolniony z VAT nie ma możliwości wyboru między wystawieniem rachunku a faktury. Wyboru takiego może dokonać jedynie nabywca towaru lub usługi, rachunek uproszczony można wystawić, gdy przedsiębiorca dokonał sprzedaży zwolnionej z VAT, a kupujący nie zgłosił żądania wystawienia faktury, lecz życzenie wystawienia rachunku.

Faktura a rachunek uproszczony- najważniejsze różnice

Przepisy prawa regulujące obowiązkowe pozycje, jakie powinny zawierać faktury VAT, faktury VAT zwolnione oraz rachunki zawarte są w trzech aktach prawnych:

• ustawie o podatku od towarów i usług
• rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur 
• rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej

Faktura VAT powinna zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

Faktura bez VAT powinna zawierać:

• datę wystawienia
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem
• wskazanie przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

Rachunek uproszczony powinien zawierać:

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
• datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.