Jak poprawnie zaksięgować zakup towaru od osoby prywatnej?

fot. pixaby.com/CC creative commons

Zdarza się, że przedsiębiorcy podczas prowadzenia działalności czasami dokonują nabycia towaru od osób fizycznych nieprowadzących działalności. W jaki sposób należy udokumentować taki zakup? Odpowiedź na to pytanie w poniższym artykule na Bizin.pl

Zakup towarów od osoby prywatnej 

Każde zdarzenie gospodarcze związane z prowadzoną działalnością, zapisywane jest w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dokumentu, potwierdzającego jego zaistnienie. Dokument taki musi spełnić wymogi dowodów księgowych.

Jeżeli towar zostały zakupiony od osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej, dokumentów takich jak faktura czy rachunek potwierdzających zakup nabywający przedsiębiorca towar nie otrzyma. 

Dowód wewnętrzny jest dowodem księgowym, jednak zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR wykorzystuje się go jako dowód zakupu towaru jedynie przy:

• zakupie, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt
• zakupie w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
• zakupie od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług, surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych
• zakupie od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych

Zatem jedynie zakup towarów wyżej wymienionych można udokumentować dowodem wewnętrznym. 

Umowa sprzedaży

Problem udokumentowania zakupu towaru od osoby fizycznej rozwiąże również sporządzenie umowy sprzedaży. Przedsiębiorca powinien dopilnować, żeby dokument zawierał dane niezbędne dla dowodu księgowego. Minimalne dane, jakie powinna zawierać umowa potwierdzająca zakup od osoby fizycznej, to:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której umowa dotyczy
• datę sporządzenia umowy oraz datę dokonania faktycznego zakupu, jeżeli różni się od daty sporządzenia umowy
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli jest wymierny w jednostkach naturalnych
• podpisy osób obu stron

Umowę taką najlepiej sporządzić w dwóch jednakowych egzemplarzach, tak aby każda ze stron mogła zachować jeden dla siebie.

Na podstawie tak sporządzonej umowy sprzedaży przedsiębiorca dokona zapisu dotyczącego zakupu towarów w księdze podatkowej, a na koniec miesiąca naniesie na umowę numer odpowiadający zapisowy w KPiR i dołączy do dokumentacji księgowej.

Zakup towarów od osoby prywatnej - VAT

W przypadku dokonywania zakupu od osób fizycznych przedsiębiorca nie ma możliwości odliczenia podatku VAT od zakupionych towarów. 

PCC

Dokonując zakupu na podstawie umowy sprzedaży należy pamiętać o podatku od czynności cywilno-prawnych, który może wystąpić przy nabyciu towaru od osoby fizycznej.

Jeżeli wartość umowy przekroczy 1000 zł, u nabywcy powstaje obowiązek podatkowy z tytułu podatku od czynności cywilno-prawnych. W związku z tym, nabywca jest zobowiązany w takiej sytuacji w terminie 14 dniu opłacić podatek w wysokości 2% wartości umowy oraz złożyć formularz PCC-3 w urzędzie skarbowym.