Kasy fiskalne - jak uzyskać zwrot i jak go rozliczyć

Podatnicy VAT mają możliwość odliczenia kwoty wydatkowej na zakup kasy fiskalnej. Odliczenie nie może jednak być wyższe niż 700 zł. Trzeba również spełnić kilka warunków.

Na podstawie art. 111 ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Zasady zwrotu

Szczegółowe zasady zwrotu są zawarte w rozporządzeniu ministra finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 163; dalej: rozporządzenie). W zależności od statusu danego podatnika, tzn. tego, czy jest on podatnikiem VAT, czy też nie.

W rozporządzeniu przewidziano dwa tryby uzyskiwania zwrotu.

Warunki do spełnienia

W każdym przypadku zwrot uzależniony jest od uprzedniego spełnienia kilku warunków. Podatnik musi:

1. złożyć pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania; zgłoszenie to należy złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego; istotne znaczenie ma tu to, że w przepisie chodzi o termin obowiązujący danego podatnika; tak więc w sytuacji gdy zgłoszenie zostanie dokonane już po tym terminie (z powodu np. przeoczenia przez podatnika obowiązującego go limitu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), zwrot nie będzie przysługiwał;
2. rozpocząć ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązującym go terminie,
3. posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Zwrot na rzecz podatników VAT

a) zasady ogólne

Podatnik VAT ma możliwość dokonania odliczenia w deklaracji VAT składanej za ten okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego za pomocą kasy rejestrującej. Przepisy dopuszczają też dokonanie tego odliczenia w okresach następujących po tym okresie rozliczeniowym. Nie zakreślają przy tym granicznej (ostatniej) deklaracji, w której można tego dokonać.
Na uwadze należy mieć to, że rozporządzenie wprowadza limity zwrotu. Zgodnie z § 3 ust. 2 kwota odliczenia w danym okresie rozliczeniowym nie może być wyższa od kwoty różnicy między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego. Jeśli kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego, wówczas zwrot również jest możliwy. Stosownie do postanowień § 3 ust. 3 rozporządzenia w takiej sytuacji wysokość zwrotu uzależniono od wybranego przez podatnika okresu rozliczenia – miesięcznego lub kwartalnego.
W przypadku podatnika składającego deklaracje miesięczne kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości 25% kwoty odpowiadającej 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł. Jeżeli zaś podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne, wtedy kwota zwrotu nie może przekroczyć 50% powyższej kwoty, nie więcej jednak niż 350 zł.

b) zasady obowiązujące podatników świadczących usługi taksówek osobowych, opodatkowanych w formie ryczałtu (3%)

W przypadku tych podatników kwota odliczenia za dany okres rozliczeniowy nie może przekraczać kwoty, która powinna podlegać wpłacie do urzędu skarbowego. Oznacza to, że nie mogą oni skorzystać z zasad przewidzianych w wyżej przytoczonym § 3 ust. 3 rozporządzenia.
Uwaga: Podatnicy świadczący usługi taksówek bagażowych nie mogą wybrać ryczałtowego rozliczania podatku VAT, w związku z czym obowiązują ich ww. zasady ogólne.

Zwrot na rzecz podatników niebędących podatnikami VAT

a) zasady ogólne

Jeśli podatnik nie składa deklaracji VAT, zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej dokonywany jest na wniosek składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Wniosek powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• jego dane adresowe,
• numer identyfikacji podatkowej.

Do wniosku należy dołączyć:

• dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej,
• oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z dowodem wpłaty całej należności za tę kasę,
• informację o numerze rachunku bankowego, na który ma być dokonany zwrot.

b) zasady obowiązujące podatników świadczących usługi taksówek osobowych i bagażowych

Wniosek składany przez podatnika świadczącego usługi taksówek osobowych oprócz ww. elementów powinien zawierać ponadto informacje o:

• numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką,
• numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą.

Dodatkowo do wniosku należy dołączyć fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi, w tym także zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.